Släng pärmen, det är ledningssystemet du behöver!
Pärmen med kvalitetsledningssystemet på kontoret hos många hemtjänstverksamheter är ett bra exempel på en pärm som ska slängas. Rutinbeskrivningar som behövs för insatsuppdraget hos kund och som sitter i pärmen gör ingen nytta där, speciellt inte när personalen är hemma hos kunden. Välj istället att digitalisera ledningssystemet.
Pärminnehållet är vanligtvis bra, så det handlar alltså bara om att digitalisera och distribuera innehållet till medarbetarnas smarttelefoner. Eftersom merparten av hemtjänstpersonalen i Sverige redan idag använder en smarttelefon i sitt arbete så finns redan den centrala investeringen på plats. Begränsningen med en fysisk pärm på kontoret kan även bli att någon tar en kopia för det är ”bra att ha” och missar då helt när en uppdaterad rutin tas i bruk. Med en digitaliserad version har användaren alltid tillgång till den senaste versionen av ”hur vi arbetar”.
Ökad tillgänglighet
Klart är också att underhållet med uppdatering blir enklare när källan för den digitaliserade version är endast en plats oavsett vem som ansvarar för underhållet. En version som alla kan ta del av i sin smarttelefon, läsplatta eller vilken format som verksamheten valt att arbeta i. När det kommer till smarttelefoner med en relativt liten skärm blir fördelen med ett bildspråk som flödet utgör uppenbart, framför endast beskrivande text som pärmen vanligen innehåller. Min erfarenhet är att personalen har ett stort kunnande i omvårdnad och hur det ska utföras. Där är ledningssystemet endast ett stöd så inget glöms bort, en checklista. Speciellt för aktiviteter som inte utförs varje dag utan mer sällan.
Med anledning av den sekretess som råder inom vård och omsorg ska inte personuppgifter sparas i ett kvalitetsledningssystem, den information får stanna i andra system,vilka ofta kommunen tillhandahåller och har kontrollen över. Syftet med ledningssystem är att hålla ”best practice” tillgängligt med rutiner, checklistor, mallar, etc. Det innebär att rutiner och andra styrande dokument kan kopplas till arbetsmomentet och därmed vara tillgängliga för medarbetaren där och då. Det vill säga att enkelt ge svaret utan att behöva ringa kontoret.
Digitalisering är vägen framåt
Tveksamt är om det på sikt finns någon annan väg att gå än att digitalisera ledningssystemet. I en digital version kan rutinerna struktureras mycket mer intelligent, där rätt rutiner kopplas till aktuella dokument vilket är helt omöjligt i en fysisk pärm. I en pappersversion brukar det istället bli flera pärmar som håller den samlade information, vilket kan förvirra och är besvärligt att uppdatera. Med en digitaliserad informationstillgänglighet törs jag påstå att kvaliteten tar ett tydligt steg framåt till det bättre och det är bra för alla som har ett intresse i äldreomsorgens nytta.
Dan Lindqvist
Verksamhetskonsult, STQM
dan.lindqvist@stqm.com