Att leda och arbeta i företag är i grunden en social aktivitet
Styrning – en fråga om effektivitet och produktivitet och mänskligt beteende
Att leda och arbeta i företag är i grunden en social aktivitet. Styrning av verksamheter handlar därför ytterst om att inrikta och samordna människors beteende och agerande. Vilken betydelse olika tekniska lösningar ytterst får i företaget är i stor utsträckning beroende av hur människorna i organisationen tillämpar dem.
En gång i tiden, inte alltför länge sedan, var verksamhetsstyrning = ekonomistyrning och den vanliga distributionsgången var att företagets ekonomiavdelning en gång i månaden lämnade standardiserade rapporter till företagets chefer. Länge skedde informationsgivningen enbart i pappersform (!) och det kunde vara näst intill omöjligt att urskilja det väsentliga från det mindre väsentliga. I slutet på 90-talet började det förändras och den nya informationstekniken möjliggjorde en efterfrågestyrd informationsgivning. Idag har chefer medarbetare och team möjlighet att erhålla den information de behöver vid de tillfällen och i de format de önskar. Så då är allt fixat nu då? Och det finns inga problem eller någon förbättringspotential i verksamhetsstyrningen?
Då ekonomi i grunden är läran om hushållning med resurser är det väsentligt att resurserna används på bästa möjliga sätt. Därför måste företaget göra sådant som kunderna uppskattar och uppfattar (göra rätt saker) Det handlar om effektivitet. De saker man sedan gör måste utföras på bästa möjliga sätt (göra saker rätt) Det handlar om produktivitet. Om företaget gör fel saker på ett riktigt sätt skapar det sämre ekonomiskt utfall likväl som att rätt saker görs på ett felaktigt sätt.
Strävan efter att förbättra företagets effektivitet och produktivitet är därför styrningens enkla grundregel. Här ser jag ingen större skillnad mellan traditionell ekonomistyrning och modern verksamhetsstyrning. Båda strävar i samma riktning men i den moderna verksamhetsstyrningen är man intresserad av vad kunden tycker om företaget och dess produkter (!) och hur medarbetarna mår och presterar. Verksamhetsstyrningen är ofta processorienterad och vi fokuserar på kunden, medarbetarnas deltagande och nöjdhet samt kontinuerlig utveckling. Detta är toppen. Till stor del medför det att insyn och uppfattning om verksamhetens verkliga effektivitet och produktivitet ökar, eftersom processorienteringen tvingar oss att uppmärksamma hur det faktiska arbetet utförs i företaget. Men det räcker inte hela vägen om man inte säkerställt effektivitet i termer av måluppfyllelse för hela organisationen gemensamt.
Numer ställs ofta krav på omedelbar och aktuell information, och ledningen förväntas säkerställa att de ansvariga får den information de behöver för att kunna bidra till verksamheten på bästa sätt. Nu finns möjligheter att utveckla informationsstödet så att mottagaren får den information de vill ha när de vill ha den och det kanske har vissa fördelar. En del vill exempelvis grotta ner sig i detaljer medan andra först önskar se helheter. Men se upp här!
Hjälper informationen er att styra beteenden mot gemensamma mål?
Användandet av egna lokala informationssystem ofta tungt vilande på olika excel-lösningar kan skapa problem då olika grupper har tillgång till olika information och det skapar olika uppfattningar om samma situation. Det är sådana situationer som leverantörer av beslutsstödsystem vill hjälpa kunderna att undvika. Genom att arbeta med ett gemensamt system löser ni alla problem påstår de. Vi menar dock att detta inte räcker.
Om man inte arbetat igenom den gemensamma målbilden och säkerställt det logiska flödet, att vi gör rätt saker på rätt sätt och VARFÖR vi gör det kan inget beslutsstödsystem i världen hjälpa er att säkerställa att effektivitet i resursutnyttjandet. Det handlar om att styra beteende mot gemensamma mål.
Mål påverkar vår motivation vilket i sin tur påverkar våra prestationer. Så är det bara. Om ni är intresserade av vad vi har att erbjuda för att hjälpa er förenkla detta viktiga arbete kan ni läsa mer här
goalenvision.com