Konsten att sätta mål som gör er framgångsrika
Att sätta upp bra och tydliga mål uppfattas av vissa som ganska svårt. För att lyckas måste man ha kunskaper om hur mål bör formuleras, och ha förstående för hur medarbetarna påverkas av målen. Charlotte Sehlse, VD i STQM och en av grundarna av systerbolaget GoalEnvision går igenom hur man kan arbeta konkret med att sätta rätt mål för verksamheten, bland annat med hjälp av SMART-modellen.
En avgörande orsak till att många företag och verksamheter misslyckas med att genomföra sin strategi är bristande tydlighet kring målen. Medarbetarna förstår eller vet helt enkelt inte vad de ska uppnå. Brist på engagemang är ett annat problem. Bara för att man känner till målet betyder det inte att man kommer att ge järnet eller förändra sitt beteende om så krävs. Brist på ansvarstagande kan också vara ett problem i sammanhanget.
För att strategigenomförande ska fungera fullt ut behövs alltså tydliga mål, engagemang och tydliggjort ansvar.
Målbild och aktiviteter
Det är viktigt att hålla isär mål och de underliggande dimensionerna som målen vilar på. Många blandar ihop mål och aktivitet. Vi har i vår metodik därför valt att beskriva målbilden som om den redan vore uppnådd. Målet blir därmed också tydligare och enklare att förstå. Istället för ”Vi måste förbättra vår kundservice med X procent”, välj att formulera målet som: ”Vår kundservice får högsta betyg av kunderna”.
I den andra formuleringen har vi målat upp ett önskat framtida läge. I den första formuleringen ligger en aktivitet.
SMART-modellen – en bra början
Det finns olika metoder som kan hjälpa er att formulera mål. Den vanligaste, troligen för att den är bra och har visat sig fungera, är SMART-modellen. Du vet kanske redan vad bokstäverna står för, men låt oss analysera dem lite mer ingående.
S: Specifikt
Målet ska svara på frågan VAD ni vill uppnå och vara formulerat så specifikt och tydligt som möjligt. Tänk på att när man sätter upp ett mål för en grupp människor så är det viktigt att det betyder samma sak för alla personer. Förutsättningarna att lyckas med det ökar avsevärt om ni tar bort floskler som kan tolkas på olika sätt – vad betyder till exempel kvalitet och effektivitet hos just er? Ett tydligt mål som inte lämnar utrymme för personliga tolkningar ger en gemensam drivkraft för team att dra åt samma håll.
M: Mätbart
När ni sätter upp målet måste ni svara på frågan om hur det kan mätas. Enkelt uttryckt ska ni vid deadline kunna svara på om ni uppnått målet. Ange i mätbara enheter om det går – kronor, kilo, procent – för objektiva värden. För subjektiva värden som ni erhåller genom att fråga någon, exempelvis era medarbetare eller kunder, får ni använda er av en skala.
Det som mäts blir gjort, sägs det. Det håller vi inte med om. Det finns massor av saker som blir gjorda hela tiden utan att de mäts. Däremot finns det en stark koppling mellan mätning och prestation. Det blir nästan övertydligt i vissa sammanhang. Som t.ex. när tusendelar skiljer vinnare från förlorare i slalombacken.
A: Accepterat
Det kan låta självklart, men de som ska medverka till att ni når målet måste vara med på noterna. ”Jag hör vad du säger men jag har glömt vad du sa” är en titel på populär låt med en av våra folkkära artister. Det är en mycket bra beskrivning av vad som ofta händer i situationer när ledare ska förmå någon att ändra ett beteende eller göra mer eller mindre av något. Det räcker tyvärr inte med att medarbetarna förstår målet och vad som förväntas av dem. De måste också ha accepterat och allra helst tycka om det. Då uppstår motivation och engagemang.
R: Realistiskt
Det måste vara möjligt att nå målet, men samtidigt ska det vara utmanande och skapa tillräcklig motivation. Forskning visar på ett linjärt samband mellan upplevd utmaning och faktisk prestation upp till den nivå då det upplevs som helt orealistiskt, då nivån faller.
Det är också avgörande att det finns en koppling till organisationens budget. Finns inte ekonomiska resurser och andra förutsättningar i form av exempelvis material eller utrustning för nå de uppsatta målen så faller man lätt på eget grepp, så att säga. Med det menas att orimliga och orealistiska mål urvattnar hela målstyrningsprocessen och leder istället till negativa effekter på motivation och engagemang.
T- Tidsbestämt
Det ska finnas en tydlig slutpunkt för målet. En deadline ökar chanserna att lyckas få saker att hända. Det finns lång- och kortsiktiga mål. Felet som många gör är att de arbetar för mycket med de långsiktiga och glömmer bort att sätta delmål. Ju kortare tidsrymd målet omfattar, desto större inverkan kommer det ha på vårt beteende.